遠程工作肢體語言與禮節

隨著疫情在全球擴散，已經有越來越多的專業人士在全天候地遠程工作。（Oli Scarff/AFP）

編譯：吳芮芮

遠程和電話會議

在會議中，大家可以互相「見面」是建立工作關係和誠信的重要因素。大家可以在媒體報導中看到，很多被採訪的專家，如果我們過去說，陌生人可以看到他們的家的一角，那是有點匪夷所思的。但現在，同事之間，專家與觀眾之間，大家隨時可以看到對方的家庭辦公室或客廳。

在開會前為出席的同事之間做介紹是非常有必要的。當然，在面對面的會議中，介紹第一次見面的同事一直都是基本的禮節。在遠程會議上，這更加必要。因為如果我們不是和經常合作的同事開會，有時看到別人的住家辦公室是有點令人不舒服，或有點隱私被侵犯的感覺。所以在遠程工作會議上，要更多一點地留一些讓與會者熟絡的聊天時間。微笑，特別是在鏡頭前可以明顯看出的微笑，很重要。在疫情期間，大家都需要格外多的正面資訊和能量。投資一個專門的視頻會議攝像頭也非常重要，這會幫助你保持美好的專業形象。

視訊會議時在鏡頭前微笑很重要，特別是在疫情期間，大家都需要正面能量。投資一個專門的視頻會議攝像頭有助於保持美好的專業形象。（Richard A. Brooks/AFP）

遠程會議的時間也要儘量簡短。過去在面對面開會時，大家習慣動輒開一小時的會。大部分與會者坐在會議室裡，沒有那麼多的分心因素。然而，所有與會者都是遠程的會議時，就會有很多令人分心、做別的事情的空間，所以預先計劃好議程和對時間的掌握就很重要。

在遠程視頻或電話會議上，有時候會發生同時有一人以上的人在講話，或者彼此覺得對方要講而都不講話的情形，對此可以實行指定規則。如很多軟件都有「舉手」的功能，或者事先說好在聊天的窗戶中打一個星號（*）以示自己有話要講。作為會議主持，請記得不要錯過每一個舉手，並確保沒有舉手的與會者也會被邀請發言。

每個在線會議都應該有一個明確的主持人，這樣可以部分解決與會者的被隔離感。而且所有人應儘量把攝像頭打開。這可以在視頻會議通知上註明：「請露臉」。能看到其他成員的臉會彌補在線通訊失去的部分肢體語言信息，也會幫助與會者專心開會。因為如果他在玩手機或做別的，其他人會看到。

如果你已經幾天沒有做視頻會議了，請在開會前幾分鐘再次測試你的技術平臺，以避免因技術問題而浪費時間。很多時候，在一個小時的會議上，一些常見的技術問題可能會浪費15甚至20多分鐘。會議一開始就通知：不講話的與會者都靜音，這樣可以最大範圍地減少回音。

若已數日未做視頻會議了，應在開會前測試技術平臺，以免因技術問題浪費時間。通常在一個小時的會議上會因這些技術問題浪費15 甚至20 多分鐘。（George Frey/Getty Images）

此外，「5秒鐘」規則很重要。在下一個人發言之前，先等5秒鐘，以便與會者看看有沒有其他人要發言，並且確認正在發言者已經結束發言。

正如面對面會議般，在線會議也要考慮會議目標是什麼，開會是不是最好的媒介，應該準備好哪些事項或者事先具備哪些元素才能有一個效率高的在線會議。在線工作還有一個問題就是沒完沒了的電子郵件往返。通常如果一個問題超過三次電子郵件往返還講不清楚的話，就應該開會解決，但是開會前目標要明確，最好把議程和要解決的具體問題列出，並確認與會者在開會之前應準備的內容。

隨著在線視頻會議越來越普遍，很多專業人士都面臨進一步學習在線會議軟件的需要。這些協調會議的工具和以前面對面會議中的一些管理技能一樣重要。比如，可以給大家實時反饋的功能（鼓掌、豎大拇指等），在展示報告時可以直接在報告上畫圈打字，或者在螢幕上調出白板（whiteboard）直接勾畫故事等，都會提高與會者的專注程度，並使一些通訊的內容更加精確。

電子郵件禮儀

有一點必須清楚的是，在線文化是一個公司面對面文化的延伸。根據所在的公司文化，可能有的同事會很在意階級，因此在考慮電子郵件的收件人和抄送的名單、以及收件人的郵件帳號的排列順序時，應該像考慮傳統家庭聚餐那樣：老闆在桌首，然後其他人按照頭銜和重要順序排列。當然，有些公司會把老闆放在收件人的最後，或者乾脆以名字的字母順序排列。這些細節都可以在大部分同事的郵件中觀察到。

寄送電子郵件時應考慮收件者的排列順序，就像考慮傳統家庭聚餐那樣：老闆在桌首，然後其他人按照頭銜和重要順序排列。（Nicholas Kamm/AFP ）

電子郵件往返的速度越來越快了。據2015年南加州大學的研究結果，有一半的電子郵件是在收件後一小時內回覆的。對於20歲到35歲之間的人群，這個速度降至16分鐘；35歲至50歲的人群平均回覆時間是24分鐘；50歲以上的平均時間是47分鐘。從2015年到今年，這個速度只能說是加快了。

有些同事會要求收到郵件後給一個自動的收件回覆。通常我們不建議提供這樣的確認，因為收件者也許根本還沒有時間讀，只是點開了而已，但寄件者收到確認後，就開始計時何時會收到回覆。

不過，因為電子郵件已經變成了越來越快速的溝通管道，如果收件者需要更長時間才能仔細閱讀電郵內的要求或問題時，可在收件幾小時後發出一封確認的短郵件，告訴對方電郵已收到，並會在某具體時間前回覆。這一點很重要。如果超過一天得不到確認，寄件者會變得很焦急，有的還會懷疑收件者不尊重他。這些都會影響工作關係和團隊的配合。

電子郵件的主旨很重要。在工作場所，我們時刻都在做自己的品牌營銷，希望收件者優先處理。尤其是在疫情期間，有更多的公司企圖以更少的資源達到更多的結果，使同事們都很忙、都在超負荷運轉，所以在寫電子郵件時，應該從銷售自己的方面著想，使用有號召力的行動式語言。

在回覆電子郵件時，如果郵件已經來回了好幾輪，話題已經轉換了，我們應該把主旨改成現在的主題，方便收件人閱讀並處理相關議題。

在發出郵件之前，我們應該複查內容。不單是語法要正確，內容也要清晰。我們可以把自己放在收件人的位置，並問自己：如果我是收件人，我會明白我寫的內容嗎？如果這封郵件很重要，我們還可以請一起合作的同事看看，內容通訊是否清晰？比如說，「這個檔太長了。」及「把最後一頁刪掉，並把整個文件縮減到20頁以內。」這兩條信息哪一條更明確呢？

盡量避免回覆所有人，特別是回覆所有人的「謝謝你」。很多同事對此比較煩。作為經理，我們應該避免給下屬發一些讓他們神經緊張的郵件，如「請給我打電話」、「到總裁辦公室去見他」。這些都和我們當面溝通時，一人對另一人說「我們需要對話（We need to talk.）」一樣沒有必要。這樣的主旨不是我們所說的「行動性」主旨。電子郵件要簡潔，但不是缺乏溝通的背景資訊。

短信和即時通訊

很多公司都為自己的員工提供手機或即時通訊平臺，使得手機短信或即時通訊平臺在同事通訊之間變成很普遍。這些短的通訊屬於比較非正式的風格，沒必要像書寫正式信件般的嚴肅。

通常人們期待比電子郵件更快地收到短信的回覆。因此如果你在開會或正在做其他事情，給發短信的同事一個簡單的回音，表示會稍後回覆，或者直接把即時通訊平臺的狀態設成「請勿打擾」，可以避免同事不必要的誤解。

通常人們期待能很快地收到短信的回覆，因此如果你在開會或正在做其他事情，給發短信的同事一個簡單的回音，表示會稍後回覆，可以避免同事不必要的誤解。（Charles Pertwee/Getty Images for Barclays Asia Trophy）

在短信方面，設立界線（set boundaries）是很重要的，因為我們不可能全天候24小時工作。第一次可以告訴對方，現在是下班時間，會在上班後第一時間回覆，以便對方知道以後的界線在哪裡，也不會因為擔心而不斷地發新的短信來跟進。

在發短信時，可以用常見的縮寫，但是在工作場合中不要用容易被誤解的縮寫或者太過隨便的縮寫表達。不要發「你有幾分鐘嗎？」的短信後，又發一長段短信。此時需要的是給同事打電話。如果是工作時間外的緊急情況，你發現不需要打電話時，就說明該情況並沒有緊急到那種程度，可以等一等。而如果你需要留一份通訊紀錄，就應該用電郵而不是短信。不要用短信傳遞任何有關個人隱私或者機密的內容，因為即便是加密的內容也可以通過螢幕截圖記錄下來。◇